„Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (przechowywanie to również przetwarzanie), Rejestr Kategorii Czynności Przetwarzania, możliwość pobrania nagrania wideo – to wymogi prawne, które zdecydowały, że wyrzuciliśmy ze swojej oferty transmisję poprzez zewnętrzne podmioty nie mogące zapewnić przedłożenie w/w dokumentów dla Samorządów. Jeśli dojdzie do precedensowego wyroku – nie chcemy mieć w tym udziału.” – mówi Witold Święch, właściciel firmy TECH5 (Sesje.LIVE) oferującej System Obsługi Rady oraz Transmisje Sesji.
W ubiegłym roku samorządowcy zostali zobowiązani są do transmisji obrad organów kolegialnych w internecie. Część gmin i powiatów zdecydowała się na prowadzenie transmisji w popularnych serwisach video, takich jak Youtube. Czy w dobie przepisów RODO i surowych kar wymierzanych za ich złamanie, takie rozwiązanie jest rozsądne?
Samorządowcy z Wielunia transmitowali swoje obrady w serwisie Youtube. W ubiegłym roku na stronie Urzędu Gminy pojawił się jednak taki komunikat: „Uprzejmie informujemy że w związku z wejściem w życie Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119) transmisja ONLINE z obrad Sesji Rady Miejskiej w Wieluniu została czasowo wstrzymana. Brak jest możliwości podpisania z serwisem YouTube, za pośrednictwem którego transmisja była realizowana, umowy powierzenia przetwarzania zgodnej z RODO. Jednocześnie informujemy, że analizujemy inne rozwiązania, które pozwolą wznowić transmisję”.
Działania urzędników z Wielunia podzieliły prawników. Jedni twierdzili, że obrady to rodzaj informacji publicznej i mogą być publikowane wszędzie, inni wskazywali, że transmisja ujawnia lub może ujawniać pewne dane osobowe, a więc podlega pod rygor RODO. Faktem jest, że nie sposób podpisać z serwisem umowy powierzenia przetwarzania, a taka umowa jest wymagana przepisami prawa.
Krytycy transmisji obrad w zewnętrznych serwisach wskazują na jeszcze jedno zagrożenie. Prowadzące je podmioty to przedsiębiorcy zagraniczni, którzy w każdej chwili mogą zakończyć swoją działalność lub zmienić jej profil. Popularne niegdyś serwisy dziś już nie istnieją. Przykłady można mnożyć… Czy serwisy streamingowe pozwalają na pobranie relacji? Nie. Jednostki samorządu mogą udostępniać zapis obrad w Biuletynie Informacji Publicznej tylko jako link, a więc odnośnik do zewnętrznego zapisu. W przypadku usunięcia transmisji z serwerów zagranicznego przedsiębiorcy, samorząd traci bezpowrotnie zapis obrad. Dyskusyjne jest samo zamieszczanie materiałów na BIP w formie odnośników zewnętrznych, a nie materiałów, które można fizycznie pobrać na swój dysk.
Pewna ilość samorządów korzysta z zewnętrznych serwisów wideo, przedkładając wygodę firm ich obsługujących nad bezpieczeństwo. Urzędnicy tych jednostek będą zapewne z uwagą śledzić kolejne interpretacje przepisów RODO. Samorządowcy z Wielunia, jak możemy sprawdzić na ich stronie, postanowili spać spokojnie. Każdą transmisję bez problemów znajdziemy na ich biuletynie w formie pliku do fizycznego pobrania.
„Na dzień dzisiejszy usługi streamingu są bardzo tanie dlatego zdecydowaliśmy udostępniać je za darmo w naszym systemie (Sesje.LIVE) – z korzyścią dla wszystkich” podkreśla Witold Święch współtwórca Systemu Obsługi Rady.
