Jak przygotować się do transmisji sesji? Na to pytanie zapewne wiele biur rady chciałoby poznać odpowiedź. Czy można zorganizować transmisję sesji, tak aby przeprowadzić ją całkowicie zgodnie z wymogami? Co zrobić, aby nie narazić urzędu na niepotrzebne konsekwencje prawne? Poniżej pięć kroków jak przygotować się do transmisji sesji.
1. Odpowiednia organizacja
Jest wiele sposobów na to, aby prowadzić transmisje sesji. Coraz częściej jednak urzędy spotykają się z opinią, że realizacja obowiązku nałożonego przez ustawodawcę nie jest w pełni zgodna z prawem. O czym zatem trzeba pamiętać podczas organizowania transmisji sesji?
Należy mieć na uwadze ochronę danych osobowych
Już na etapie planowania przebiegu obrad należy ocenić, czy informacje oraz poruszana podczas obrad tematyka będą wymagały ujawnienia niepożądanych danych osobowych. Najtrudniej jest zrealizować ten wymóg np. podczas spraw dotyczących bezpośrednio mieszkańca lub grupy mieszkańców.
Ochrona danych osobowych a transmisja sesji
Należy pamiętać, że już podczas planowania transmisji obrad, można zapewnić ochronę danych osobowych poprzez ustawienie kamer tak, aby swoim zasięgiem obejmowały przede wszystkim osoby pełniące funkcje publiczne lub osoby realizujące zadania publiczne biorące udział w obradach. Kolejno istotne jest, aby w przerwach obrad wstrzymywać transmisje sesji, aby przez przypadek nie zakłócić należytej ochrony danych osobowych.
Aby osiągnąć cele związane z ochroną danych osobowych w trakcie transmisji sesji warto przygotować lub przeszkolić osoby odpowiedzialne za ich realizowanie.
2. Zapewnienie rzetelnej realizacji obowiązku informacyjnego
Obowiązek informacyjny ciąży głównie na administratorze danych osobowych oraz organizatorze posiedzeń. Należy w sposób rzetelny przedstawić wszystkim biorącym udział w posiedzeniu o ustawowym wymogu transmitowania sesji oraz o konieczności ochrony danych osobowych. Warto zamieścić odpowiednią adnotację przed wejściem na salę obrad oraz przedstawić ją przed rozpoczęciem sesji.
3. Anonimizacja sesji
Realizując obowiązek realizacji transmisji sesji, należy pamiętać także o obowiązku upublicznienia transmisji sesji w BIP, na stronie internetowej oraz w sposób zwyczajowo przyjęty. Powyższe nie oznacza równocześnie prawa do ujawnienia wszystkich danych osobowych, które zostały ujawnione w trakcie posiedzenia. Wówczas konieczna jest anonimizacja danych, w zgodzie z obowiązkiem zachowania oryginału nagrania jako dokumentu podlegającemu archiwizacji.
4. Umowa powierzenia
Jednym z ustawowych obowiązków jest umieszczenie nagrania transmisji sesji w Biuletynie Informacji Publicznej. Dokumenty tam zamieszczane co do zasady mogą być powielane i rozpowszechniane. Być może ktoś uzna to za niepotrzebne, jednak należy podkreślić, że umowa powierzenia to nic innego jak zapewnienie odpowiednich procedur bezpieczeństwa nagrań publikowanych z obowiązku w Biuletynie informacji Publicznej. Dzięki umowie powierzenia to na procesorze spoczywa obowiązek zapewnienie bezpieczeństwa nagrania tak, aby nie doszło do nieuprawnionej ingerencji w treść, zmiany w pliku w części lub nawet w całości nagrania. To po stronie administratora leży ścisłe egzekwowanie i realizacja umowy powierzenia. Jeśli procesor, czyli firma obsługująca transmisje sesji, korzysta z usług podmiotu zewnętrznego, należy domagać się takiej umowy powierzenia pomiędzy procesorem, czyli firmą zewnętrzną, a platformą internetową, za pomocą której realizowane są transmisje sesji. Jeśli samorząd nie korzysta z usług firmy prowadzącej transmisje sesji, należy zwrócić się do właściciela platformy do transmisji z prośbą o podpisanie umowy powierzenia.
5. Sprawdź, jak długo dane będą przetwarzane
Kolejnym i ostatnim etapem przygotowań do transmisji sesji jest analiza, czy okres, w którym będą przechowywane dane osobowe zawarte w nagraniach transmisji sesji, jest odpowiednio długi. Zgodnie z literą prawa muszą być one przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których te dane są przechowywane.
