Transmitowanie sesji to obowiązek, który został nałożony przez ustawodawcę na samorządy. Większość wprowadziła transmisje zgodnie z zaleceniami. Nie wszyscy jednak radzą sobie np. z anonimizacją sesji. Dlaczego anonimizacja sesji sprawia kłopot?
Anonimizacja sesji
Należy zwrócić szczególną uwagę na fakt, iż Ustawa o samorządzie gminnym wprost wskazuje na obowiązek publikowania zapisów archiwalnych sesji na stronie BIP urzędu. Z tego zapisu wynikają kolejne obowiązki, a właściwie zasady, od których nie ma wyjątków. Skanowane dokumenty dodawane do strony BIP powinny być anonimizowane. Czy jest to decyzja, zarządzenie, postanowienie czy jakikolwiek dokument zawierający dane osobowe niepodlegające publikacji – w każdym przypadku powinien być anonimizowany. Identyczna zasada działa w przypadku nagrań sesji. Plik wideo jest traktowany tak samo jak dokument „papierowy” i również powinien zostać zanonimizowany jeśli jest taka potrzeba.
Czym anonomizować?
Narzędziami do tego przeznaczonymi.
Jest to zależne od sposobu transmisji. Jeśli do realizacji obowiązku transmisji używamy programów typu OBS Studio, vMix itp. – mamy możliwość nagrania archiwum sesji na dysku komputera. Następnie nagranie możemy poddać obróbce w lokalnym systemie, dowolnym programem do edycji wideo. Po tej czynności plik wystarczy przesłać na serwer udostępniający.
Drugi sposób to transmisja bezobsługowa czyli bezpośrednie podłączenie kamery do serwera strumieniującego. Jest to rozwiązanie wygodne ponieważ nie jest wymagana dodatkowa osoba do realizacji transmisji. W przypadku usługi SESJE.LIVE uruchomienie nadawania sprowadza się do kliknięcia przycisku „START”. W tym przypadku z pomocą idzie aplikacja online, dostępna w panelu do zarządzania sesją (w systemie SESJE.LIVE). Anonimizacja sprowadza się do wybrania interesujących nas momentów do wyciszenia oraz kliknięcia „ANONIMIZUJ”. Narzędzie pozwala również „dociąć” pliki jeśli zostały nagrane momenty, które nie powinny być publikowane. Dodatkową funkcją jest łączenie części nagrań w 1 całość.
Anonomizacja ok. Ale co z oryginałem?
Zgodnie z ustawą o BIP – należy go zarchiwizować w gminnym archiwum. Pamiętajmy: plik oryginalny jest ważnym dokumentem, który powinien być dostępny w Gminie na identycznych zasadach jak wszystkie inne dokumenty. Z tego wynika, że powinien być tak samo zabezpieczony.
Najlepszym sposobem będzie skopiowanie/pobranie oryginału do urzędu i nagranie go np. na płytę DVD, którą możemy spokoje przechowywać w archiwum. Na takie postępowanie zwraca uwagę również Prezes UODO w dokumencie opisującym sposób realizacji transmisji sesji.
Jak nie anonimizować?
Zapobiegać 🙂
Oczywiście nie jest to takie łatwe jak się wydaje. Ale możliwe. Proszę zwrócić uwagę na formułkę, odczytywaną przed każdą sesją a dotyczącą Ochrony Danych Osobowych. W wielu przypadkach przewodniczący jedynie informuje fakcie transmisji sesji, podstawie prawnej, ew. o późniejszej publikacji. Wystarczyłoby do takiej formuły dodać informację o odpowiedzialności za posługiwanie się chronionymi danymi. Przestrzec przed używaniem imion i nazwisk osób trzecich. Oczywiście taki zabieg nie daje gwarancji efektu, ale powtórzony przed każdą sesją utrwali się i na pewno po pewnym czasie będzie stosowany.
Jeśli uważasz, że artykuł zawiera istotne informacje, udostępnij go zainteresowanym osobom.
